פרטיות במערכת CRM

מי מפעיל את המערכת?

המערכת מופעלת על ידי אלטיט לוקסורי ניהול ואחזקת מבנים בע״מ, ח.פ. 516893823, אילת. לשאלות ולבקשות הנוגעות למידע אישי: altitluxury@gmail.com או 054-792-3868.

המידע שאליו המערכת ניגשת

לאחר אישור בעל תיבת החברה ב־Google, המערכת ניגשת לכתובת החשבון ולפרטי ההודעות בתיבה: שולחים ונמענים, נושא, מועדים, תוכן ההודעה, מזהי הודעות ושרשורים ופרטי קבצים מצורפים, כגון שם, סוג וגודל. קובץ מצורף עשוי להישמר במסמכי ה־CRM בעקבות בחירה מפורשת של משתמש מורשה.

נשמרים גם ההודעות שהמשתמש שולח מתוך המערכת, שיוך ההתכתבות לתיק לקוח או בניין, מועדי סנכרון ושליחה, מצב החיבור והרשאות גישה. מידע עסקי נוסף, כגון אנשי קשר, משימות ומסמכים, מוזן למערכת על ידי החברה.

מטרת הגישה וההרשאות

הגישה נועדה להצגת התכתבויות, טיפול בפניות, תיעוד הקשר העסקי, כתיבה ושליחה של הודעות ותשובות והודעות עדכון לפי העדפות החברה. היא מאפשרת לעבוד עם המייל מתוך תיקי ה־CRM.

הרשאות Google המבוקשות הן זיהוי החשבון וכתובת הדוא״ל, קריאת Gmail ושליחת Gmail. הרשאת הקריאה משמשת לסנכרון ההודעות; הרשאת השליחה משמשת לשליחת הודעות בשם תיבת החברה. המערכת אינה מבקשת הרשאה למחוק או לערוך הודעות קיימות בתיבת Gmail.

שמירה ואבטחה

עותקי ההודעות והפרטים המשויכים אליהן נשמרים במאגר ה־CRM; קבצים שנשמרו מתוך הודעה נשמרים באחסון המסמכים. המערכת מתארחת באמצעות OpenAI Sites ותשתיות Cloudflare. נתונים עשויים להיות מעובדים בתשתיות ספקים מחוץ לישראל.

התקשורת נעשית באמצעות HTTPS. פרטי החיבור הסודיים ואסימון חידוש הגישה ל־Google נשמרים מוצפנים. סיסמת Google אינה נשמרת במערכת. הגישה לרשומות מוגבלת באמצעות כניסה מאומתת והרשאות; חיבור התיבה ושליחה ממנה מוגבלים למנהל המורשה.

גישה ושיתוף

המנהל המורשה יכול לצפות בהתכתבויות. גישת עובד להתכתבות תלויה בהרשאות שהמנהל העניק ובתיק שאליו שויכה ההודעה. הודעה שנשלחת מהמערכת מועברת ל־Google לצורך מסירה ולנמענים שנבחרו.

ספקי האחסון והתשתית מעבדים מידע לצורך הפעלת המערכת ואבטחתה. גישה אנושית לצורך תמיכה בנתוני Google תיעשה בהסכמה מפורשת ביחס למידע הרלוונטי, או כשנדרשת לצורכי אבטחה או על פי דין. המידע אינו נמכר ואינו משמש במערכת לפרסום, לבניית פרופילי פרסום או לאימון מודלי בינה מלאכותית כלליים.

השימוש בנתוני Google והעברתם כפופים לGoogle API Services User Data Policy, לרבות מגבלות השימוש המוגבל — Limited Use.

ניתוק החיבור, שמירה ומחיקה

ניתן ללחוץ על ״ניתוק המייל״ בהגדרות המערכת או לבטל את ההרשאה דרך החיבורים בחשבון Google. ניתוק מתוך ה־CRM מסיר את אסימון החיבור השמור ומפסיק גישה נוספת לתיבה דרך חיבור זה. ביטול ההרשאה ב־Google מונע שימוש נוסף בהרשאה שבוטלה.

ניתוק אינו מוחק הודעות או מסמכים שכבר הועתקו ל־CRM, ואינו מוחק את המקור ב־Gmail. הרשומות נשמרות כל עוד הן נחוצות לניהול הקשר העסקי, לתיעוד פעילות החברה או למילוי חובה החלה עליה. אין מחיקה אוטומטית של כל ההודעות בעת ניתוק.

אפשר לבקש עיון, תיקון או מחיקה של מידע באמצעות כתובת הקשר לעיל. החברה תבדוק את הבקשה, תוכל לבקש אימות זהות ותטפל בה בהתאם לדין ולצורכי שמירה מחייבים. בקשת מחיקה מה־CRM אינה מוחקת עותקים אצל נמעני ההודעות או בתיבת Gmail.

עדכונים ומידע נוסף

שינוי מהותי באופן השימוש בנתוני Google יפורסם כאן ויובא לידיעת המשתמשים, ותתבקש הסכמה נוספת כאשר נדרשת. ניתן לקרוא גם את תיאור המערכת, את תנאי השימוש במערכת ואת מדיניות הפרטיות של אתר החברה.