Pourquoi faut-il changer le code d’entrée de l’immeuble, et à quelle fréquence ?

Le code doit réserver l’entrée aux personnes autorisées, mais, contrairement à une clé personnelle, il est difficile de savoir qui le connaît réellement. Plus il reste inchangé, plus il peut être transmis à des invités, livreurs, aides à domicile, artisans ou salariés temporaires, puis rester connu d’anciens résidents ou prestataires. La porte continue alors de s’ouvrir, mais le code ne constitue plus un contrôle d’accès efficace.

À titre de bonne pratique de gestion, il est conseillé de réévaluer et de changer le code tous les 6 à 12 mois. La fréquence dépend du nombre de logements, du renouvellement des occupants, du nombre de prestataires, des locations de courte durée, du nombre d’entrées et de la diffusion du code. Une résidence très fréquentée ou avec une forte rotation devrait se rapprocher de six mois ; une petite résidence stable peut parfois se rapprocher de douze mois. Il faut toutefois le remplacer immédiatement s’il a été diffusé ou publié, s’il a pu parvenir à une personne non autorisée, après un incident de sécurité ou après un changement important de résidents ou de prestataires.

Lorsque l’immeuble dispose d’un interphone en état de fonctionnement, les invités, livreurs et artisans devraient appeler l’appartement concerné. Le résident peut identifier la personne et ouvrir à distance sans communiquer le code permanent de l’immeuble. Il ne faut pas ouvrir automatiquement à une personne non identifiée ni la laisser entrer simplement derrière un résident. Si le système le permet, un code temporaire, individuel ou limité à certaines heures est préférable pour un prestataire.

Le nouveau code doit être communiqué uniquement aux résidents par un canal privé et sécurisé, par exemple l’espace dédié de la plateforme des résidents, et non affiché dans le hall ou publié dans un groupe ouvert. Il est préférable de choisir un code non prévisible, de ne pas réutiliser immédiatement l’ancien, de désactiver l’ancien code et de vérifier toutes les entrées concernées. L’interphone doit aussi être testé, les résidents prévenus à l’avance et les accès nécessaires aux personnes autorisées, à l’accessibilité et aux situations d’urgence préservés.

En matière de sécurité, d’assurance et de vie privée, une simple décision opérationnelle ne suffit pas. Il faut documenter l’objectif, le risque, l’intervenant habilité et les autorisations, limiter l’accès aux données et vérifier la validité des contrôles et des garanties.