ניהול הבית המשותף וליווי ועד הבית
תוכנית עבודה, אסיפות, החלטות, פרוטוקולים ומעקב מסודר אחר ביצוע.
תחומי השירות
ניהול מקצועי שמחבר בין האנשים, המערכות והתקציב
כל בניין זקוק למעטפת שמתאימה לו. לאחר סיור ומיפוי אנו מגדירים את השירותים, התדירות, כוח האדם ואופן הדיווח — ומציגים הכול בהצעה ברורה ומסודרת.
תקציב, הנהלת חשבונות וגבייה
בניית תמונה ברורה של ההכנסות, ההוצאות, ההתחייבויות והתשלומים של הבית המשותף.
שירות לדיירים ולבעלי הדירות
קבלת פניות, תיעוד, קביעת דחיפות ומעקב עד לסיום הטיפול.
תחזוקה מונעת, מערכות ובטיחות
תיאום בדיקות וטיפולים ומעקב אחר מערכות הבניין באמצעות בעלי המקצוע המתאימים.
ספקים, ניקיון ונוכחות בשטח
קבלת הצעות, תיאום, פיקוח ובקרה על איכות הביצוע בהתאם למסלול השירות.
ניהול דיגיטלי, דיווח ותיעוד
ריכוז פניות, מסמכים, עדכונים ודוחות, כדי שהמידע לא יישאר מפוזר בין אנשים וקבוצות.
פירוט תחומי השירות
ניהול בניין הוא הרבה יותר מניקיון וחשמל
הנה התחומים שמרכיבים ניהול מקצועי של בית משותף. ההיקף המדויק נקבע לאחר סיור, בדיקת המערכות והיכרות עם התקציב וההסכמים הקיימים.
01ניהול ועד, אסיפות והחלטות
הופכים החלטות של בעלי הדירות לתוכנית עבודה שאפשר לעקוב אחריה.
לכל הפרטים +
- הכנת סדר יום וחומרים לאסיפה
- רישום נוכחות, ייפויי כוח והצבעות
- פרוטוקול מסודר ומעקב אחר החלטות
02תקציב, חשבונות וגבייה
בונים תמונה תקציבית שמראה מה הבניין צריך וכיצד הכסף מנוהל.
לכל הפרטים +
- תקציב שוטף והוצאות שנתיות
- מעקב הכנסות, הוצאות ותשלומי ספקים
- תזכורות, גבייה פנימית והעברה לטיפול מתאים לפי הצורך
03שירות לדיירים ובעלי דירות
כתובת מסודרת לדיווחים, שאלות ועדכונים — בלי להעמיס הכול על הוועד.
לכל הפרטים +
- פתיחת פנייה ותיעוד תמונות
- סטטוס ומעקב עד סגירה
- הודעות ועדכונים לדיירים ולוועד
04אב בית ונוכחות בשטח
העיניים של הבית המשותף: זיהוי ליקויים, פיקוח ותיאום יומיומי.
לכל הפרטים +
- סיורי שטח ובדיקות בסיסיות
- פיקוח על ניקיון וספקים
- תיקונים קטנים, שילוט וליווי בעלי מקצוע לפי המסלול
05מערכות, בטיחות ובדיקות
מנהלים את המעקב סביב המערכות הקריטיות של הבניין.
לכל הפרטים +
- מעליות, גילוי וכיבוי אש וגנרטור
- מערכות סולאריות, משאבות, שערים ומצלמות
- תיאום בדיקות, שמירת דוחות ומעקב אחר ליקויים
06ספקים, הצעות מחיר ופיקוח
לא רק מזמינים בעל מקצוע — מנהלים את כל מסלול העבודה.
לכל הפרטים +
- הגדרת הצורך וקבלת הצעות
- השוואה והצגה לוועד לפי הצורך
- תיאום, פיקוח, תיעוד ומעקב אחר השלמות
07ניקיון, גינון ונראות
שומרים על השטחים המשותפים באופן שוטף ומתקנים נקודות שמידרדרות.
לכל הפרטים +
- תוכניות ניקיון ובקרת ביצוע
- גינון, השקיה והדברה באמצעות ספקים מתאימים
- חניונים, כניסות, לובי, מדרגות ושטחי חוץ
08תקלות ואירועים דחופים
בעת תקלה צריך לדעת מי מקבל את הדיווח, למי פונים ואיך עוקבים.
לכל הפרטים +
- פתיחת קריאה והערכת דחיפות
- הפעלת הספק המתאים
- עדכון הוועד והדיירים ומעקב עד סגירה
09כניסה לבניין חדש
בניין חדש לא נשאר חדש לבד — צריך להקים תהליכים מהיום הראשון.
לכל הפרטים +
- מיפוי מערכות, שטחים וספקים
- בניית תקציב ותוכנית תחזוקה
- הקמת גבייה, תקשורת, מסמכים ושגרות עבודה
10שקיפות, דוחות וארכיון
מה שלא מתועד קשה לנהל, להסביר ולשפר.
לכל הפרטים +
- דוחות פעילות ותחזוקה
- דוחות תקציב, הוצאות וגבייה
- פרוטוקולים, אישורים, הצעות ותיעוד ספקים